根据哈尔滨学院2023年度寒假工作安排，学校于1月10日开始寒假，为满足广大师生、校友假期档案利用的需求，现将有关事宜通知如下：

1.校外档案利用：校友可通过电子邮件形式提交利用申请，档案馆工作人员每周按党政办公室值班时间表安排，集中处理利用。档案利用人员需按照要求填写《哈尔滨学院档案利用申请表》，以邮件形式发送到邮箱archive@hrbu.edu.cn。

（1）邮件主题

×××（校友姓名）申请查阅××××（材料名称）+联系方式

务必填写有效的联系电话，以便有问题能够及时联系到本人。

（2）邮件正文

必填：（校友信息）本人于××××年入学（2000年合校前入学需填写入学院校名称，如哈尔滨师范专科学校），××××年毕业于××××专业

选填：（所需材料）申请查阅×××、×××、×××

（如申请三联单需提供生源地、文理科、是否专升本、成人函授业余、是否转专业等信息）

（如申请成绩单需填写学院名称及班级）

（如申请学历学位证明需说明毕业、结业、结业换毕业情况）

（3）上传附件（按顺序上传校友本人有关证件原件图片，不要上传压缩包）

毕业证照片或学信网学历认证截图、身份证正反面照片（建议照片加注“仅限档案查阅使用”等字样）

如毕业证丢失，学信网也无信息，需提供其他有助于明确校友学习经历的材料（如校友所在单位人事部门出具的毕业生登记表或派遣证复印件加盖部门公章）。

如需协助邮寄请注明收件人电话、收件地址（地址格式为：××省××市××区×××街道××× ；省、市、区信息尽量完整详细有效，以便快递下单）。顺丰或EMS，不接受指定快递，邮费到付。现场领取档案材料需本人持有效身份证件和毕业证原件，领取地址为哈尔滨市南岗区中兴大道109号哈尔滨学院一号教学楼（主校区）1楼档案馆1116室。现场领取方式需与档案馆工作人员沟通确认领取时间。

2.校内档案利用服务：先由申请人通过协同办公云平台提出相应类型档案利用申请，如利用校发文填写“一般档案利用”。申请通过流程审批后，我馆工作人员会在值班日集中处理。（注：财务档案利用只能由财务部门申请）

3.联系方式∶ 0451-86613759，0451-86613825

0451-86688516（党政办公室）

电子邮箱：archive@hrbu.edu.cn

哈尔滨学院档案馆

2024年1月9日