根据学校2020年寒假时间安排（2021年1月8日——2月28日），按照疫情防控相关要求，结合档案利用实际，现就寒假期间档案利用服务工作具体安排如下：

寒假学校档案馆（室）集中提供档案利用时间为每周周一，9点至15点。

一、校外档案利用服务，优先为电子邮件预约的查档需求提供档案利用。收到查档邮件，我馆工作人员会在一个工作日内给予回复。邮件内容需提供的信息详见附件。值班人员处理完毕后会以电话或邮件形式回复处理完毕。若需提供纸质档案相关证明，利用者需在电子邮件中注明，默认为电子版利用件。

二、校内档案利用服务，先由申请人通过协同办公云平台（新OA办公平台）提出档案利用申请，通过审批后方可提供档案利用。注：财务档案利用只能由财务部门工作人员提出申请。

三、按照学校疫情防控工作要求，查档人员需带好口罩，保持1米以上工作距离，并配合工作人员安排。尽量减少在档案馆的停留时间，以避免人员集聚。

四、联系方式：

电话：86613759，86613825

邮箱（E-mail）：253361067@qq.com

根据学校总体工作安排调整，若方案有新的调整，将另行通知。

                                                                       哈尔滨学院档案馆（室）

2020年12月24日

附件：

 邮件中需提供的详细信息为以下内容：

（一） 档案利用者的毕业证、身份证原件的照片。如毕业证丢失需提供个人档案的毕业生登记表等学历相关材料照片。

（二） 邮件内容参考格式：本人xxx，为哈尔滨学院/原哈尔滨师范专科学校/哈尔滨大学/哈尔滨市师范学校 xxxx年—xxxx年，xxx专业学生，现因xxxx，需提供（高考录取名单、成绩或毕业证明）。如有特殊情况需进一步说明，如有降级、转专业、结业换毕业等情况。

（三） 若查询高考录取名单，还请注明参加高考年份、高考录取专业名称、生源省份、文或理科、有无转专业情况。

（四） 联系方式。

    若需提供纸质档案相关证明，利用者需在电子邮件中注明，默认为电子版利用件。