根据《中华人民共和国保守国家秘密法》(下称《保密法》)和国家档案局、国家保密局联合颁布的《档案工作中国家秘密及密级具体范围的规定》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》制定本规定。本规定是我院做好档案保密工作的依据，是加强我院保密工作的一项制度化建设，是全院人员应遵循的规范。
(一)国家秘密档案：关系国家安全和利益，依照法定的程序确定，在一定时间内只限一定范围的人知悉的、已立卷归档的档案称国家秘密档案。国家秘密档案分为秘密、机密和绝密三级。密级由国家有关机关划定。
(二)内部档案：本院各部门产生的档案中，涉及我院党政管理或科技工作中不宜及时公开的事项，经一定的程序确定，在一定时间内只限一定范围的人知悉的、已立卷归档的档案，称内部档案。内部档案范围由院保密委员会审定。
(一)院保密委员会应将档案保密工作作为一项重要的工作内容，应根据工作实际制定有关规章制度，定期或不定期检查档案保密工作并作出奖惩决定。
(二)院档案室应将保密工作纳入档案管理工作程序，经常会同保密部门及时发现和解决有关问题，做好对立卷部门归档材料的划密检查与指导工作。
(三)产生密级档案的部门应将文件材料的保密工作贯穿于文件材料的收发、积累、立卷的全过程，做到划密与立卷同步进行，部门负责人在审查归档案卷质量的同时，要审查划密工作。
(四)档案工作者和立卷人应以《保密法》规范自己的言行，把做好档案保密工作视为自己的职责，认真做好本职范围的涉密工作，杜绝失密、泄密的事故发生。各立卷人要把划密工作作为保证案卷质量的重要环节。
(五)对故意或过失泄露国家机密，情节严重者，应按照《保密法》第三十一条规定，依法追究刑事责任。
划密应当坚持既要确保国家秘密和本院工作安全，又要便于档案利用的原则，认真做好严格区分国家秘密档案、内部档案和一般档案界限的工作。
一般情况下，档案室根据本规定所规定的划密范围划定档案的密级。特殊情况下，可报请院保密委员会审定。产生涉密档案的部门，在归档时应将涉密档案单独组卷，并向档案室提出划定密级的建议。
1．上级机关下发的文件中已标明密级的文件，按原文所定密级管理。
2．党外知名人士对国家各项方针政策的意见。(秘密)
3．接待港、澳、台地区知名人士时，他们所反映的问题。(秘密)
4．对国外和港、澳、台地区开展统战工作中涉及有关秘密事项的材料。(机密)
5．本院全国、省市人大、政协各民主党派代表的个人情况(历史、社会关系、政治表现)。(秘密)
7．选派有特殊任务的出国人员在工作中形成的材料。(机密)
9．院工会对职工状况(包括工作、生活条件、劳保、福利)调查、统计工作中形成的不宜公开的材料。(秘密)
10．未经公布的部门、行业中长期科技发展规划、综合计划及其实施情况。(机密)
11．国家重大科技攻关、高新技术、具有国际领先水平的项目。(机密)
12．未公开的大型外贸项目及重要的涉外事项。(机密)
13．具有重大经济效益、尚未申请专利的项目。(秘密)
(1)院常委会、常委(扩大)会、全委会、院务会、党政领导联席会、院领导组织生活会等会议记录；
(2)院系、部处级党委或党总支委员会，组织生活会会议记录；
(3)查处违纪案件的工作计划、请示、报告，内部讨论情况，办案过程中形成的各种凭证性、依据性等材料；
(6)对本院师生员工在国内外重大事件中思想动态的调查分析材料；
(1)院长、书记联席会、院务会、院长办公会会议记录；
(3)对学生违纪事件处理过程中形成的调查报告、个人检查、旁证材料等，以及非正常辍学、非正常死亡学生的处理材料；
(4)专业技术职务评审、晋升工作中的重要会议记录，领导指示和审批表等；
(9)调查处理副处级以上干部违犯国家政策、法律、法规以及院纪、院规的调查、处理材料；
(10)本院保密工作中不宜公开的规定和对失、泄密事件处理的材料；
(12)不属国家秘密但不宜公开的专题研究、研究报告、试验报告等；
(14)本院财务年度预、决算表，预算外经费统计表，校长基金执行情况等；
(15)文件材料形成部门认为公开后影响国家利益或使学院及部门工作被动的其他材料；
(一)根据国家保密局颁布的《国家秘密保密期限的规定》的规定，“绝密级事项不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年”。产生涉密档案的部门，应会同学院档案室，在院保密委员会的领导下，适时地调整其所涉及国家秘密档案的密级和保密期限。
(二)密级的变更包括“降密”、“升密"、“解密”；保密期限变更包括延长(指那些保密期限届满后需要继续保密的档案)和缩短(指那些可提前扩大使用范围的密级档案作降密解密处理)保密期限。
(三)产生涉密档案的部门，决定变更保密期限时，应在档案保密期限届满六个月前提出具体意见，经本部门领导审核，报学院保密委员会审批后，交档案室落实，批件由档案室存档备查。
(四)对未接到密级和保密期限变更通知的档案，自保密期限届满之日起自行解密。
(五)档案形成部门被撤销或合并后，原形成的涉密档案的密级和保管期限的处理工作，由承接原职能的部门负责，无承接部门的由档案室负责。
(一)国家或上级机关下发的密级文件，按文件中规定的使用范围利用。
(二)学院各项活动中产生的、定为国家密级的档案，档案形成者可直接利用，其他人利用这部分档案需经归档单位批准，特别重要的，需经院保密委员会主要负责人审定。
(三)学院内部档案，在归档的同时，就须确定控制范围和管理办法，并交给档案馆档案保管人员遵照执行。下列内部档案利用范围作如下规定：
院党委(扩大)会、党委会、院领导组织生活会等会议记录利用，需经校党委书记批准。
院长、书记联席会、院务会、院长办公会的会议记录的利用，需经院长批准。
各职能部门(院、系、部、处、所、中心及科研课题组)所定内部档案其利用范围由归档部门确定。
(四)密级或保管期限变更后的档案，按变更后的限定范围利用。
(五)有密级或内部档案，原则上只供院内人员在上述限定条件下借阅，院外人员持有介绍信并经院级领导批准方可借阅。
(六)密级档案和内部档案仅限在档案室阅文室借阅，不得拿出室外，一般也不准复印或摘抄，特殊情况需报请有关部门批准。
(七)密级或内部档案的借阅，应严格办理登记手续，并将同意借阅的审批件与借阅登记单一并保存备查。
(八)档案管理人员应严格遵守上述规定，不得擅自扩大或缩小涉密档案的利用范围。
机密资料只供院内教职工借阅，若学生需要使用这部分资料，必须在指导教师带领下办理。
