为适应我校档案工作的发展和管理科学化、现代化的需要，实现我校部门立卷归档制度规范化，在《哈尔滨学院档案管理办法（试行）》四年试行的基础上，经反复修改现制定《哈尔滨学院档案管理办法》，并颁布实施。
第一条 为提高我校档案工作管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与工作规范》、《黑龙江省档案工作条例》的规定和要求，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。
第三条 档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各部门的工作计划和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，逐步实现各部门在布置、检查、总结、验收各项工作的同时也能落实相关档案工作。
第四条 哈尔滨学院档案工作实行统一领导，分级管理，集中保管的原则。为确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用，我校实行文件材料形成部门立卷归档制度。
第五条 档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全、严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要，并根据学校和档案机构的发展不断完善学校档案工作制度。
第六条 哈尔滨学院档案室为隶属于党政办公室下的科级单位，在学校党政统一领导下负责集中统一管理全校档案。对档案数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案，经学校和档案室同意，可根据需要设立档案保管分支部门进行管理。
第七条 学校由一名校领导分管学校档案工作，党政办公室主任为主要负责人，档案科科长负责档案室；各部门由主要负责人分管本部门的档案工作，并设兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
（一）领导、组织、全校教职工学习、贯彻、执行《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《黑龙江省档案工作条例》和上级关于档案工作的各项方针政策。
（三）把档案工作列入议事日程，并纳入学校整体、年度、相关发展规划及相关人员的岗位责任制。
（五）审批本院档案工作的各项规章制度及有关人员的岗位责任制。
（六）深入档案工作基层部门，定期听取档案工作汇报，协助解决档案工作中出现的问题。
（一）学习、了解档案工作相关法律、规章制度，协助分管院长审查本校档案各项规章制度。
（二）协调各部门档案工作，协助分管校长建立学校档案工作网络。
（三）听取档案工作汇报，解决档案工作中出现的问题。
（一）认真宣传和贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规、政策方针，执行我校档案工作管理办法，增强档案意识，重视档案工作，加强档案工作的领导。
（二）选配兼职档案人员，并为其提供兼职档案工作的必备条件。
（三）将档案工作列入本单位工作计划和管理制度，明确文秘人员、兼职档案人员的岗位职责。在布置、检查、总结、验收工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
（四）积极参加学校组织的档案工作会议和有关活动，支持专兼职档案人员的业务工作。
（五）做好本部门档案的安全保密工作，发现失密或其他损害档案的情况，立即向有关方面报告，并组织处理。
（一）努力学习、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规及方针、政策，并组织开展宣传活动。
（二）组织制订档案室的年度计划、年度经费预算、人员配备、设备添置等计划。
（三）组织制订、修改、完善档案工作的各项规章制度，档案工作若干规定和岗位责任制，并组织实施。
（四）负责档案室安全防护工作，确保档案的安全与完整。
（五）督促、指导和检查各部门收集、整理、分类、立卷、归档工作，对存在的问题，总结经验并提出改进意见。
（六）组织档案工作鉴定委员会，与委员会成员共同进行档案的鉴定销毁工作。
（七）积极参加档案专业学习和各类学术活动，不断提高档案专业技能及管理水平。
（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的法规和上级有关规定，组织、监督、指导、协助本单位各部门做好档案工作。
（二）收集、编目、上架排列、保管、提供、利用、鉴定和统计本单位的档案。做好档案材料的形成、积累、分类、立卷、归档的组织及业务指导等工作。
（三）熟练掌握档案管理系统的操作，档案信息逻辑和物理位置，为本校教学、科研、机关等各项工作提供优质服务。
（四）熟悉档案管理系统及数字化手段，将库存档案及各部门新归档的材料，运用现代化手段进行综合管理。
（五）确定保管期限，承办、参与、鉴定和销毁已过保存期的档案。
（六）保证档案的安全，杜绝失、泄密，做好档案库房的防火、防盗、防虫、防晒、防潮、防鼠、防尘、防水、防高温、防有害气体等项工作。
（八）加强业务学习，积极参与专业学习和培训，掌握档案的基本理论和现代化管理手段。
（一）结合日常工作，向本部门工作人员宣传档案工作的意义和作用。执行学校的档案管理办法和档案工作的规章制度。
（二）按照每年的归档范围，做好本部门平时的收集工作。
（三）按照本部门归档范围，整理形成的文件材料，分门别类，合理组卷，保持材料的连续性、完整性。
（四）掌握和熟悉立卷归档流程。对分类完毕的档案，要去掉书钉，打页号，拟定标题。
（五）熟练使用档案管理系统，输入部门归档文件案卷及目录，并上传电子文件。
（六）参加兼职档案员的业务培训和总结会议，掌握档案基础业务知识，不断提高自身的业务能力。
（七）接受档案管理部门的业务指导、监督、检查，做好每年的归档、立卷工作，并在规定时间向档案室移交。
（八）经常向学校档案室反映意见、提出建议，改进学校档案工作。
（九）兼职档案员调动时，必须做好档案移交手续才能离岗。
第十四条 依法治档是学校档案工作的根本原则，档案室负责全校综合档案的统一管理、指导、监督与检查。
第十五条 哈尔滨学院档案室是学校档案工作的职能管理部门，也是永久保存和提供利用本校档案的信息中心，负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像等各类档案。
第十六条 档案室的职责
（一）贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的法令、政策和规定等。
（二）负责监督、指导和检查全校档案工作规章制度执行情况，规划全校档案工作，制定学校档案工作的规章制度。
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及资料。
（四）按上级规定成立档案鉴定小组，定期审查档案保存价值和对管理期限已满的档案提出处理意见。
（五）负责学校档案信息的开放和利用工作，为教学、科研、管理等各项工作提供档案利用服务，负责编研档案史料和参考资料，编制档案检索工具，负责档案信息数字化建设和电子文件归档，积极开发档案信息资源，加强档案信息交流。
（六）负责对全校兼职档案工作人员的业务培训。
（七）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校师生员工的档案意识。
（九）接受并完成黑龙江省教育厅、黑龙江省档案局的业务指导和监督检查工作。
第十七条 档案工作人员必须具有较高的政治与科学文化素质，能够认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律；参加档案专业课程培训，具备档案管理专业知识和现代化科学技术。
第十八条 专职档案工作人员列入学校事业编制，按有关文件要求，由学校根据本校发展规模及档案数量等实际情况确定，并与之相适应。
第十九条 档案专职人员属档案专业技术人员，按国家、省、市和学校有关档案专业人员职务评聘文件规定，实行档案专业技术职务聘任制，也可实行高等学校职员职级聘任制。
第二十条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第二十一条 学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。
第二十二条 档案的保管必须配置专用库房，库房应符合国家《档案馆建筑设计规范》并配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存的安全。
第二十三条 学校有计划地为档案室配置复印机、扫描仪、电脑等设备，确保档案管理现代化的需要。
第二十四条 凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，都必须按照规定向校档案室移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室可通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条 学校各类档案的归档，实行部门立卷归档制度并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。各部门兼职档案员根据《哈尔滨学院归档范围和保管期限》及时收集文件材料，设定保管期限。归档的文件材料要做到分类科学、组卷合理、卷内纸张整齐、规范，卷内目录填写清晰，案卷标题简明、准确。在系统中录入的目录信息完整，并上传相应电子文件。纸质档案按卷编制页号，页号打印清晰，填写卷内目录及备考表，交部门领导审查后，向校档案室移交。细则按照《哈尔滨学院部门档案工作检查完成任务标准》执行，校档案室工作人员应积极做好档案业务指导立卷工作。
第二十六条 凡是学校召开重要的大型会议或举行重大的活动以及基建工程竣工验收、科研成果鉴定、引进重大软件验收和重大设备开箱等，必须及时通知校档案室，由档案室负责派人，检查验收档案材料。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、审批。学校的大型会议或重大活动由主办部门负责收集文件材料；基建工程竣工验收由基建管理处负责收集文件材料；引进五千元以上重大软件和五万元以上设备由资产处负责收集文件材料。
学校档案室应是基建工程竣工验收小组成员，会同学校基建管理处负责基建文件材料的验收工作。在验收前，档案部门对基建文件材料进行预验收。学校财务部门要在基建总投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料验收合格后退还。
第二十七条 哈尔滨学院档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人事、资料类（详见《哈尔滨学院档案实体分类大纲和分类编号办法》）。
（三）基建房地产工程档案于工程竣工验收后3个月内归档。
（四）会计档案，在会计年度终了后立卷，按档案室的统一要求整理编目，暂由财会部门保管二年，期满后的次年4月20日前归档。
（五）以学校名义获得的具有省市级别以上的奖励，如证书、奖章、奖状，应及时移交档案室存档。
（一）归档的文件材料应齐全完整，如报告与批复，主件与附件，正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠，手续完备，需经有关业务部门审查盖章或有关人员签字的，盖章签字后方能归档，并做好鉴别真伪档案的工作，对伪造涂改档案内容的，一经发现予以清除，并对当事人严肃查处。
（二）归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。
（三）归档的文件材料一般应为原件，学校印发的正式文件一式二份，并附上底稿、领导签发稿单、电子文件数据材料一份。其他各类档案原件纸质一式一份，相同档案电子文件数据材料一份。
（四）归档时交接双方应认真负责，清点验收文件材料，填写移交清单目录一式二份，并由交接双方签名盖章。
第三十条 学校档案室要按照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》，对库藏档案进行系统整理、科学分类与管理。做好各类档案的分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅制度，做好档案的利用效果登记。
第三十一条 档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用和室藏各种数据情况进行检查统计，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。
第三十二条 档案室会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。将销毁的档案材料应登记造册，报经分管校领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，按照有关规定，将其结果报送上级主管部门。
第三十三条 档案信息是学校教育管理信息的重要组成部分，档案室是学校校园计算机网络建设的重要部门。档案计算机管理系统应纳入学校管理信息系统和办公自动化、现代化建设，并加强数字化档案管理，积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。
第三十四条 学校档案室应按照《档案法》向全校和社会开放档案。
（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用我校属于开放范围的档案，并可以摘录和复制。复制档案应由档案室工作人员负责办理。
（二）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
（三）利用或借出基建、财务档案材料需填写利用申请单，经利用部门主管领导签字和档案室主要负责人签字，必要时需档案室分管校领导签字，方可利用或借出档案材料。
第三十五条 学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放：
第三十六条 档案室应设立专门的档案阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格履行档案借阅手续，遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为利用者服务。
第三十七条 对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。
第三十八条 档案室是学校出具本校档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等）须加盖“哈尔滨学院档案室”印章，方为有效。
第三十九条 学校在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作，并将检查结果作为部门干部个人业绩考核、评选先进、评选文明单位、晋升职称的依据。
第四十条 档案室根据《哈尔滨学院归档工作检查评比办法》对立卷部门归档工作进行检查，定期进行评比，对于按期优质完成归档工作的部门及相关人员，学校将给予一定奖励；不按规定范围归档、不按期移交档案或归档工作不合格的部门或人员，将给予通报批评。
第四十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以处罚。
第四十三条 本办法由哈尔滨学院党政办公室负责解释。
