纸质档案数字化管理制度

第一条  为了确保档案馆馆藏档案的信息安全，档案数字化工作所有人员必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《档案数字化外包安全管理规范》等有关法规制度。

第二条  承担档案数字化外包服务的加工机构（含数字化监理机构，以下简称“服务机构”），须与档案馆签订《档案数字化项目安全责任书》（见附件）及《档案数字化加工安全保密协议》（见附件），保证严守国家秘密，确保档案馆档案信息和项目保密信息不外泄。馆藏涉密档案不得由不具备相应涉密资质的服务机构进行数字化加工。

　　第三条  服务机构应对参与档案数字化工作的人员进行身份审查，开展上岗前保密教育，签署保密承诺书。服务机构应将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息汇总报送档案馆备案。

　　第四条  服务机构应在指定的工作区域和时间范围内进行档案数字化加工，不得从事与数字化项目无关的业务。

　　第五条  数字化项目使用的扫描仪等设备进入工作场所，必须由档案馆全面检查后方可入场使用。档案馆提供项目涉及的计算机、电脑硬盘、移动硬盘、光盘等具有存储功能的设备。使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。

　　第六条  服务机构应安排专人管理硬盘、光盘等介质，以及各种台账资料等，不得将档案资料带出加工场所，不得损毁、偷盗档案，不得以任何方式复制、抄录、记载档案信息。

第七条 档案数字化工作中形成的文字材料、更换的废旧卷封等，均应交由档案馆有关处室人员集中统一处理。

第八条 档案管理专职人员在数字化加工时，严谨携带手机、U盘等可存储设备。在加工期间所需要的电子设备、存储装置严禁带出本单位。

第九条 档案管理专职人员根据工作进度不定期对已完成数字化加工的档案原件和数字化成果进行抽样检查，确保档案原件准确完好，数字化成果可用并挂接成功。

第十条 在不采用外包形式的情况下，档案管理专职人员在数字化加工时，一般需两人共同完成。一人进行数字化加工，另一人进行抽样检查数和验收，验收完毕后完成纸质档案数字化清单（见附件）。

第十一条 纸质档案数字化基本要求：

1.扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

2.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。

3.扫描分辨率应不小于 200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，扫描分辨率不小于 300dpi。

4.纸质档案数字图像长期保存格式为 PDF、JPEG。

5.以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

6.对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

   7.逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

8.以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。

   第十二条 数字化后的纸质档案按照档案入库要求对纸质档案清点、装订、装盒上架。

哈尔滨学院档案馆

2025年3月